Portée de la garantie

L'Université souscrit une assurance des biens couvrant tous les biens de l'institution (bâtiments et contenus) jusqu'à une valeur totale de 1 000 000 000 $ pour l'ensemble des biens assurés sous le Regroupement des universités québécoises.

Biens assurés

Les biens de toute description appartenant à l'Université ou à des tiers ou pour lesquels l'institution peut être tenue responsable.

Les catégories de biens assurés sont les suivantes :

• Bâtiments et contenu divers
• Équipements informatiques, logiciels et données
• Documents de valeur
• Oeuvres d'art de l'Université

Biens personnels

Certains biens personnels appartenant aux employés (tiers) et utilisés sur les lieux de travail peuvent faire l'objet d'une protection sous la police d'assurance sur les biens selon les conditions suivantes:

• Le bien personnel est requis par l'employé dans l'exercice de ses fonctions;
• Le bien personnel est utilisé sur les lieux du travail avec l'accord du supérieur immédiat;
• Le bien en question ne fait l'objet d'aucune autre assurance personnelle de l'employé.

Les biens appartenant aux employés sont assujettis au montant de la franchise susmentionnée.

Franchise

250 000$ / événement

En cas de sinistre, l'assureur ne sera tenu de payer que l'excédent de 250 000$ par sinistre.

Avis de sinistre

À venir.

Dommage matériels

En cas de sinistre ayant entraîné des dommages matériels, l'unité administrative doit signaler le sinistre au Bureau de la sûreté.

Pendant les heures régulières de bureau, l'unité administrative communique les détails de tout sinistre évalué à un montant supérieur à la franchise à la Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité.

En dehors des heures régulières de bureau (le soir, les fins de semaine, les jours fériés), le Bureau de la sûreté doit en cas d'urgence communiquer avec le représentant de l'assureur et lui signaler les détails connus de tout sinistre important et transmettre copie du rapport d'événement à la Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité.

Réclamation - Assurance bien / Sinistre évalué à un montant supérieur à la franchise

L'unité administrative doit aviser la Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité en plus de faire compléter un rapport d'événement par le Bureau de la sûreté.

Le Bureau de la sûreté transmet le rapport d'événement dûment complété à la Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité.

L'unité administrative fournit tous les renseignements pertinents et les pièces justificatives requises par l'assureur relatives aux biens perdus, remplacés ou réparés suite à un sinistre et à une réclamation.

L'unité administrative soumet le détail de sa réclamation finale auprès de la Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité pour vérification et approbation.

Sur demande de l'assureur, la Direction des immeubles prépare une évaluation écrite du coût des dommages causés aux infrastructures lors d'un sinistre.

La Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité effectue le suivi requis auprès de l'assureur pour l'obtention d'une offre de règlement satisfaisante, le tout selon les modalités prévues par la police d'assurance.

Encaissement des indemnités

Toutes les indemnités qui sont versées par les assureurs sont encaissées par la Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité. Le compte budgétaire de l'unité administrative est crédité du montant équivalent.

Dans le cas du remplacement d'un actif, la Division Trésorerie, Assurances et Fiscalité transmet les sommes reçues au responsable du fonds d'immobilisations; celui-ci procède à l'encaissement et à la comptabilisation des dépenses de remplacement dans un compte d'immobilisations ouvert pour le département ayant subi la perte.

Par le fait même, la Direction des approvisionnements effectue la disposition d'actifs requise dans leur fichier des inventaires des immobilisations.